Rechnungserstellung / Rechnungslauf


2. Rechnungslauf

Diese Rechnungsstellung eignet sich für die periodische Rechnungsstellung und zur Verrechnung aller Gebühren.


Sie definieren verschiedene Rechnungsläufe und die Gebühren die jeweils berechnet werden sollen.
z.B.
1. Rechnungslauf im Februar mit der Berechnung aller Mitglieder und Lizenzen
2. Rechnungslauf im Juni mit der Berechnung aller Mannschaften und nachgemeldeten Mitgliedern und LIzenzen
3. Rechnungslauf im Oktober mit allen Turniereinschreibungen und nachgemeldeten Mitgliedern und LIzenzen.



Nach Auswahl dieses Menüpunktes sehen sie zuerst eine leere Maske. Sie können nun einen bereits erstellten Rechnungslauf öffnen und bearbeiten (Auswahlfeld Rechnungslauf) oder einen neuen Rechnungslauf starten.





Über den Button [neuen Rechnungslauf starten] erstellen sie einen neuen Rechnungslauf wie folgt:


Es öffnet sich ein Fenster in dem sie die Parameter des Rechnungslaufes sowie die zu berechnenden Gebühren festlegen.




Die Nummer des Rechnungslaufes wird automatisch ermittelt, über die Änderung des Feldes [für Jahr] können sie entscheiden ob die Gebühren für das aktuelle Jahr oder ggf. eine Be- und Verrechnung eines Vorjahres durchgeführt wird.



Im Datumsfeld wird das aktuelle Datum vorbelegt, kann aber verändert werden.


 


Nun wählen sie, durch anklicken, die Gebühren aus die in diesem Lauf berechnet werden sollen.
In obigem Beispiel wären das für den ersten Rechnungslauf Mitgliedsbeiträge und Lizenzgebühren jeweils für Erwachsene und Jugendliche.


Nachdem sie den Rechnungslauf gespeichert haben, wird dieser vorbereitet.
In der Liste finden sie nun alle aktiven Vereine. Per klick auf den Verein wird dessen Rechnung erstellt.


Es wurde hier bewusst eine halbautomatische Rechnungserstellung integriert um sicherzustellen, dass für jeden Verein die Rechnung kontrolliert und ggf. ergänzt wird.



Rechnung erstellen:

Sie können Rechnungen einzeln pro Verein oder alle Rechnungen automatisch erstellen.


A) einzeln pro Verein:


Um die Rechnung für einen Verein zu erstellen, klicken sie auf die entsprechende Zeile.

Es wird automatisch eine Rechnung mit allen offenen Positionen zu den gewählten Gebühren erstellt und in einem Fenster angezeigt.

In diesem Fenster kann die Rechnung manuell ergänzt oder erweitert werden.
Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind im Kapitel [offene Positionen berechnen] beschrieben.





In der Auswahlliste der Vereine innerhalb des Rechnungslaufes erkennen sie am Eintrag der Rechnungs-Nr. und ggf. Betrag ob die Rechnung schon erstellt wurde.







B) automatisch alle Rechnungen:


Um alle Rechnungen automatisch erzeugen zu lassen wählen sie den Button [ Rechnungen erstellen ]

 


plusV generiert für alle Vereine die Rechnungen mit den offenen Gebühren und stellt diese zur Kontrolle oder automatischem Versanden per Email bereit



Nach Kontrolle können alle Rechnungen automatisch an die hinterlegten Empfänger versendet werden. Hierzu klicken Sie auf den Button [ Rechnungen per Mail versenden ]